פרוטוקול ישיבת האסיפה הכללית מתאריך 9/92014
 
 
מינהל קהילתי של השכונות: גבעת המבתר, הגבעה צרפתית,
צמרת הבירה ורמות אשכול (ע"ר)
 
פרוטוקול
ישיבת האסיפה הכללית מתאריך ה-9 ביוני, 2014
נוכחים: אלי רוזנפלד, אבי גיספן, יצחק בניש, אבשלום סטרוגו, אריה לוי, לאה בלנק, מירב אלבז-רפפורט, רונית כהן-גלוזברג, טל עצמון, עדי לוי, אבי אליהו, ניר לוי –חבר ועדת הביקורת, רוני ישראלי – רו"ח, הדס יולס-קדם- מנהלת, עינת מילר – מנהלת חשבונות, הילית ישראל עובדת קהילתית.
 
אלי: ההנהלה מברכת את חברה אבשלום סטרוגו עם לידת בנו.
 
קבוצת הרוכשים-האצ"ל 13
הדס:   מנכ"ל "הדסה" התפטר- הכל מוקפא. לנו יש רשימה וגם למתווך יש רשימה –
שתיהן מוקפאות.
אבשלום: מדוע יש צורך בקבוצה?
אלי :    רוצים לשמור על אינטרס הקונים כנגד אינטרסים אחרים.
 
אישור המאזן ע"י האסיפה הכללית
החלטה יו"ר האסיפה הכללית- עו"ד אלי רוזנפלד נבחר פה אחד.
מתנהלים כאסיפה כללית לאישור המאזן המבוקר 2013.
אריה : מציג את המאזן לאחר ישיבת ועדת הכספים עם רואה החשבון.
רו"ח ישראלי:   המאזן המוצג הועבר גם לועדת הביקורת שעברה עליו. מציג את המאזן, מצ"ב לעיניכם.
אריה:   כספים עודפים של המינהל נמצאים בעו"ש להוצאות שוטפות, סכום נוסף בפק"מ –מרוויח רק ריבית מזערית. אפגש עם הבנק כדי לחשוב על אפשרויות אחרות. כמובן לא כאלו שיסכנו את ערך הכסף, למשל אג"ח ממשלתיות. סכום זה הוא הגב הכלכלי של המינהל, זה מקובל במקומות נוספים. המאזן הוא למעשה הבנת תמונת מצב 31/12/2013. שימו לב! הרוב המכריע של ההכנסות – 88% מפעילויות.
אלי:     בשנים האחרונות העיריה מוציאה פרוייקטים מניבים מהמינהלים כך שההכנסות האלו        נמנעות מאיתנו – צהרונים, קייטנות לעמותות חיצוניות.
אבי גיספן:        זה יותר זול.      
אלי:     זה לא נכון. הבסיס נמוך ויש השלמות שמביאות לתמחור דומה.
הדס:   לא עמותות אלא בין 4 מינהלים קהילתיים בעיר במקום לפזר.
רוני:     זה מאפשר לכם עצמאות להחליט אילו פעילויות לעשות. זה אופייני ולגיטימי במתנ"סים חזקים. אצלכם נראית עלייה ברווחיות – התייעלות.
אריה:   מבקש להתייחס להכנסות מלרנר.
הדס:   ב-2012 שילמנו פיצויים לכל העובדות של הצהרונים שנלקחו מאיתנו. לכן הרווח באותה      שנה ירד. השנה הגיל הרך קצת חזר לעצמו.
אריה:   אנו מקפידים לא להיות במצב גרעוני בפעילות השוטפת. אם הפעילות תצטמצם, עלולים      להגיע לגרעון. צריך לתת נפח פעילות גדול. זו גם מהותו של מינהל קהילתי.
אלי:     חשוב להמנע מלהיות מינהל בגרעון ובתכנית הבראה.
 
שאלות ע"י חבר ההנהלה אבנר בלנקשטיין – נענו אליו ישירות ע"י ועדת הכספים. הוא לא נוכח בישיבה:
שאלות מחבר ההנהלה אבנר בלנקשטיין נמסרו בכתב
1. העמותה שלנו פועלת ללא מנהל כבר תקופה ארוכה מאוד. עובדה זו פוגעת מאוד ביכולת העמותה לעמוד במטרותיה. דבר זה צריך להיות מובלט בביאור 1 (כללי). כרגע מנוסח סעיף 1ה באופן בו נדמה כי הדס היא המנהלת ולא ממלאת המקום. 
הדוחות הם השיקוף שלנו כלפי חוץ ולכן הם צריכים להיות בהירים לגבי העובדה כי הדס היא ממלאת מקום בלבד, וכי אנו פועלים ללא מנהל\מנהלת מאז ינואר, וזה פוגע ביכולת העמותה לעמוד במטרותיה (אשר מפורטות באותו ביאור). צקיך לציין זאת מפורשות.
2. לרנר בברוטו: למיטב זכרוני סוכם בעת אישור הדוחות הקודמים כי מדיניות הדיווח על לרנר בברוטו או בנטו תיבחן מחדש. אבקש לקבל הסבר מהם השיקולים לדיווח בברוטו שמהווה חמישית מהמחזור.
3. פורמט הדוח החדש של החברה למתנסים - מה עולה בגורל חוזר הדוחות הכספיים שיוחנן הסתיר בשנה שעברה? נגנז?
4. הכנסות אחרות מעיריית ירושלים - א. עבור מה אנו מקבלים 20 אש"ח עבור שימוש בחדרים. ב. מדוע השנה יש שינוי בארנונה (על אף שאנו לא משלמים אותה באמת) כה גבוה.
5. מהי ההכנסה מהקמארטה?
6. ביאור 11 - מהו ההסבר לעלייה של פי 4 בעודף מפעילות גיל רך בשעה שהמחזור צנח ברבע?
7. ני"ע - יש שם ממוצע של 600 אש"ח שהניבו רווח של אחוז אחד. כיצה מנוהל תיק ני"ע שלנו, מי מוסמך להחליט לגביו, מתי לאחרונה נערך דיון כזה.
8. דוח על השינויים בהון ור"ק - א. מה קנינו בהקצבה לרכוש קבוע מהעירייה וקרן העזבונות? בעיקר משהו שקשרו למבנה לפי ביאור ר"ק. מה זה? ב. יש מספר מיותר בשורת הפחת של ציוד מחשב בשנת 2013. הציוד הופחת במלואו בשנת 2012.
 9. קיטון בהפרשות סוציאליות ובקופה המרכזית - מה השינויים בכוח האדם שהובילו לכך?
 
בנוסף לדעתי כדאי שרו"ח מבקר יספר לנו מה ההבדל בין הדוח שלנו לבין דוח של מנהלים קהילתיים אחרים בעיר, כדי שנבין איפה אפשר להשתפר בפעילות שמתבטאת בדוח. אם אפשר לבקש ממנו שיכין מצגת על ניתוח הדוחות באחוזים של ממוצע המנהלים האחרים בעיר לביננו. נוכל לראות איפה אנחנו טובים יותר ואיפה אפשר להשתפר.
 
תשובות ממשרד רו"ח ישראליניתנו בכתב
1.בשיחה עם רו"ח הוכנס תיקון.
2. על-פי כללי חשבונאות כאשר לפרוייקט מסוים יש הכנסות והוצאות יש להציג את כל ההכנסות וההוצאות והרווח מהפרוייקט על מנת לתת הצגה מלאה של הפרוייקט.
זאת גם כאשר מדובר במכירת שירות המתבצעת בפועל על-ידי ספק אחר.
3. פורמט הדו"ח החדש: השינויים שהוכנסו לפורמט החדש הינם:
 הפרשה להבראה- מופיע בדו"ח הכספי.
מתנדבים- ניתן להכניס הערה/חישוב של שווי כספי של פעולות המתנדבים. כל המינהלים בירושלים לא הכניסו שווי כספי, מאחר והדבר גורר ביקורות ושאלות מגורמים התומכים כספית. המלצתם הינה להכניס הערה מילולית בלבד.
4. הכנסות אחרות מעיריית ירושלים:
20,000 ₪ עבור שימוש בחדרים: תקורה עבור משרד לאבות הבית של סקיולייף בגולי קניה.
ארנונה- הסכום נקבע ע"י עיריית ירושלים, ואין לנו יד בדבר.
5. קאמרטה- ההכנסות מהשכרת המשרד הינם 84,000 ₪, נמצאים בסעיף אולמות וחדרים.
6. עודף בגיל הרך- בשנת 2012 נסגרו צהרוני המינהל, ובשנה זו שולמו כל התנאים הסוציאליים כולל פיצויים עבור העבודות ולכן הייתה ירידה ברווח.
7. ני"ע- מנוהל ע"י הבנק. בישיבת ועדת כספים האחרונה, הנושא עלה, והוחלט כי הכסף ימשיך להיות מנוהל ע"י הבנק.
8. רכוש קבוע: מבנה:
התקנת משטח גומי בחצר גן ניצנים 32,351 ₪
עבודות חשמל 18,279 ₪
פסל בכניסה למינהל הקהלתי (מומן ע"י קרן העזבונות ) 27,340 ₪
מזרון לחוג התעמלות קרקע 19,071 ₪
ציוד לגנים 4,177 ₪
ב. תוקן בדו"ח הפחת לשנת 2012.
9. שינויים בכ"א עקב פיטורי עובדות הצהרונים.
רו"ח יסביר על דו"חות של מינהלים אחרים, בע"פ בישיבה.
 
אריה:   שאלה חוזרת רישום הכנסות לרנר בברוטו או בנטו. האם את הכל או רק מה שנשאר בקופה. ההנחיה המקצועית – לרשום הכל! זו החובה התקנונית המקצועית. חייבת להשתקף הפעילות ולא רק היתרה. זה מאפשר לקורא הדו"ח להבין איזו פעילות מכסה          עצמה ואיזו לא.
עדי:     יש הבדל בין פעילות אצלנו על ידינו לבין לרנר שהוא העברה כספית.
יצחק:   אני בעד להוציא – זה גורם להוצאות המינהלה להראות קטנות משוויין האמיתי. הוצאות המינהלה הן 18% ולא 14% כפי שנראה בגלל לרנר שמטה את התמונה.
אבי:     זה לא חובה.
אלי:     יש כללי דיווח חשבונאי וזה אחד מכללי הדיווח.
אריה:   תפקידנו לפקח על פעילות הצוות והמינהל. אם לא היינו כותבים לא היינו יודעים למשל אם פחת מספר הנהנים מההטבה וחשוב שנדע את זה וננסה לשפר את זה.
החלטה: רושמים לפי כללי החשבונאות אבל מבארים בדו"ח ובפרוטוקול – הוצאות כקיזוז לרנר
אריה:   ועדת כספים תבדוק אפשרות להשקעה יותר משתלמת של הכסף.
אלי:     שרו"ח יספר לנו מה ההבדל אם קיים בין הדו"ח שלנו לאחרים כדי לראות אם יש איך           להשתפר..
רוני:     זה אפשרי אך איני ערוך לכך כרגע. לקראת ספטמבר יהיה לי הרבה מידע ואוכל להאיר את עיניכם איך קוראים מאזן וכו'.
אריה:   נרצה להשוות איפה החוזקה והחולשה.
רוני:     מסכים. חוזקה – 88% כסף עצמאי. נקודה לשיפור – לגייס יותר כסף מקרנות. יש המון קרנות – לקחת רכז לגיוס משאבים.
אריה:   לטיפול ועדת הכספים – לבחון את הנושא.
החלטה ועדת הכספים תבחן את האפשרות להעסיק רכז גיוס משאבים
רוני ישראלי יוזמן בספטמבר לישיבה להציע דרכי התייעלות
 
האסיפה הכללית מאשרת פה אחד את המאזן המבוקר (הדו"ח הכספי) לשנת 2013.
 
האסיפה הכללית מאשרת את הדו"ח המילולי לשנת 2013.
 (8 בעד 2 נמנעים).
 
אריה:   אני מאוד מרוצה מרואה החשבון. מכיר את התחום, אמין, מקצועי, ממליץ לבחור בו.
הצבעה: האסיפה הכללית בוחרת במשרד "רו"ח ישראלי ושות" להמשיך לבקר אותנו בשנה הבאה.
ועדת הביקורת
אריה:   ועדת ביקורת בעיה צריך עוד 2 חברים. תושב שכונה. מי יכול להמליץ?
ניר:       לא דווקא איש כספים – גם חינוך, חברה, עוסקים בביקורת.
הדס:   חובה לעשות זאת בימים הקרובים.
אלי:      אדבר שוב עם נאווה.
שם למינהל
אלי:     איש המיתוג ביקש שנקבע שם למינהל לאתר ולפרסום.
            מבקש שתציעו שמות בהקדם.
            גם תורמים הולכים ומתמעטים. צריך שם שיסייע וגיוס כספים.
עדכון ועדת חינוך:
מירב:   אחד הגנים ייסגר בשנה הבאה בשל חוסר יציבות בשנה הנוכחית. ההורים פנו במכתב להנהלה. הם מבקשים תגובה ופיצוי. היתה גננת שפרשה, גננת בשמירת הריון, לא הייתה דמות מובילה יציבה. גיל שנה-שנתיים. ההורים התלוננו שרכזת הגיל הרך הפכה למנהלת ולא נכנס גוף מחליף. מבחינתם האחריות לכך היא ההנהלה. נוציא תגובה מטעמנו. נכנסה גננת קבועה בהתאם לפניותיהם. מבקשים התייחסות לטיב הפיקוח בגן – בדיוק כעת נכנסה בכל הגנים תכנית "התחלה חכמה". המלצתי לתת הנחה בגן המינהל שנה הבאה. מקבלת את הטענה שהעובדה שהדס בשני כובעים פוגעת ביכולת לטפל בכל ענייני הגיל הרך.
אלי:      היה פה רצף של נסיבות קשות מקריות – שבירת רגל.
מירב:   אולי אפשר צ'יפור דרך "התחלה חכמה".
הדס:    הגדלנו את כוח האדם וגם זו תוספת כספית המושקעת בגן.צריך לוודא שהמאזן בגן יעבוד. מצב שני אפשר להכניס כמה פעילויות, חלק עם ההורים לגן לחודשיים הללו.
אלי:      אפשר לתת פיצוי אחד מרשימה של חמישה דברים – שהקבוצה תבחר.
ניר:      אם נמכר מוצר פגום, צריך לראות אם צריך פיצוי. צריך גם להבין איך זה לא יחזור. איפה התקבלה ההחלטה שלא נפתח גן?
הדס:    נעשתה הרשמה ולא נרשמו מספיק ילדים.
עדי:      האם פנו לפני המכתב?
הדס:   הם בקשר יומיומי איתם. ועדת כספים כבר דנה בזה. הגיעו למצב שרצו לכתוב מכתב.
רונית:   הם פנו בכל מיני צורות ולא היו מרוצים מהתשובות.
אריה:   היה כשל. צריך להכיר שנכשלנו ולנתח כיצד לא לחזור על כך. צריך מאגר סגל פוטנציאלי, סייעות וגננות. יש מקום לפיצוי ואמיתי. אני לא מאמין בלהחזיר כסף, זה לא נכון בעיני. צריך לבוא עם שלוש אופציות לתת להורי השנה הבאה סכום ו/או פעילות אחה"צ או פעילות בגן. אנחנו גם צריכים להתנצל בפני ההורים, הם ראויים לכך. אסור לחמוק מאחריות כדי לא למשוך זמן אולי תכיני הצעה לאישור ועדת הכספים טלפונית תוך יומיים.
מירב:   הגיל הרך הוא הכנסה. חייבים לדעת להשקיע בחינוך הזה. תחילה "התחלה חכמה" לא אושר.
עדי:      האם יש לנו דרך לדעת איזו הצעה יכולה לספק אותם כדי לקדם את התהליך?
מירב:   נוציא מכתב משותף עם אלי ונציע מתווה.
עדי:      אני קורא במכתב את טענותיהם. גננת הוחלפה, פיקוח ייכנס והם בסך הכל מסבירים איזה פיצוי הם היו רוצים. הם מציעים קייטנה.
הדס:    ייתכן שלא תהיה קייטנה לפעוטונים כי צריך לשפץ את המתחם.
החלטה ייצא מכתב ויוצע מתווה לפיצוי
 
חודש יולי-קייטנות
מירב:   אני צופה שכמו בכל הקייטנות, כנראה תהיה הכנסה קטנה יותר בעקבות החודש ה-11.     צריך לקחת בחשבון.
נושאים שוטפים
אריה:   החברה למתנ"סים יצאה במכרז פנימי למנהל למינהל. הטיפול בנו שערורייתי. אני שמח     שיצא המכרז כי זו התקדמות. חשוב שנעקוב ונבהיר שההנהלה הזו היא שתחר את המנהל.
אלי:      המכרז לא יצא פתאום. אנחנו עוקבים וברור להם שהבחירה היא שלנו. יש להם נוהל מסודר אבל בכל מקרה אנחנו אחרוני המחליטים.
אלי:     דרוש יו"ר ועדת ביטחון – היו כמה אירועים בטחוניים, כולל פעילות בעיסוויה. תחנת המשטרה לא תוכל להשאר באוניברסיטה. ממשיכים ללחוץ לכיוון בור כוכבא 66. ממשיכים לעבוד מול ועדות אחרות.
שלג
רונית:   חייבים לחדד את ההרגל – גורמים מקצועיים מיידעים ישירות מנהלים ויו"ר כשיש אירוע        חירום. כמו גם בקבוק תבערה. לא ייתכן שנשמע על כך מהטלוויזיה. יש לנו קשרים           ואחריות בתוך הקהילה.
            מבקשת לדעת על שיתוף הפעולה הקיים עם העיריה.
            מבקשת לדעת כיצד פעל הצוות המקצועי גם במהלך האירוע עצמו.
עדי:     אחרי השלג, ביקשתי שנקיים דיון מסודר. ביקשתי הערות ולא קרה. הזכרון היטשטש. שכל אחד ייזכר מה עשה ומה חסר לו.
            בואו נעשה את זה שיטתי יותר.
אלי:      אחרי שנאסוף את הרשמים וטיוטה. נגבש בישיבה מסקנות אמיתיות.
החלטה נמשיך לאסוף נתונים כולל תשובות לגבי שיתוף הפעולה המוצלח עם העירייה וכיצד פעל הדרג המקצועי באירוע הנוכחי

כל הזכויות שמורות מנהל קהילתי הגבעה הצרפתית © 2019 Powered by Kentico